Zaradi načina dela je najbolj učinkovito povezovanje javnih zavodov v okviru občinske uprave kot skupne službe. Vse več javnih zavodov se ukvarja s preživetjem ali z obsežno administracijo in v takih razmerah ne razmišljajo o projektnem načinu dela. S povezavo pod okriljem občinske uprave lahko močno znižajo svoje stroške poslovanja. Ustanovijo se skupne službe, specializirane za administracijo, vzdrževanje, računovodstvo, organizacijo dogodkov in podobno, vsak javni zavod pa se lahko posveti svojemu strokovnemu delu, zaradi katerega je bil ustanovljen.

Projekt je zaključena enota nalog, ki imajo natančno določen cilj ter znan začetek in konec. Delo na projektu se imenuje projektno vodenje, institucija, ki upravlja projekte, pa projektna pisarna.
Zaposleni naj delajo in bodo tudi plačani projektno.

Organiziranje celotne občinske uprave s prvinami projektne pisarne

Občinska Uprava izvaja operativne naloge, v skladu z zastavljenim planom občine in obvezne naloge opredeljene z zakonodajo. Delo občinske uprave organizira in nadzoruje direktor občinske uprave. Torej vse naloge do zaposlenih morajo prihajati iz vrha, katerega v občinski upravi predstavlja direktor. Župan se ne sme vključevati v reševanje operativnih težav in problemov. Tudi zaposleni se pri svojem delu ne smejo obračati na župana. V prvi vrsti se morajo najprej obrniti na svojega prvega nadrejenega, ki se lahko stopnjuje višje, kar pomeni, da je to lahko kasneje nadrejeni našega prvega nadrejenega, tako dolgo, dokler ne pridemo do direktorja. Pri direktorju pa se ta pot reševanja operativnih zadev zaključi. Po naših izkušnjah pa se pogosto dogaja, da se zaposleni direktno obračajo kar na župana. Seveda ne moremo reči, da je to zgolj razvada zaposlenih, saj tudi sami župani pogosto delegirajo naloge mimo direktorja. In kadar se začne delegiranje nalog z več smeri, potem lahko govorimo o »organiziranem kaosu«. In v tem »kaosu« se začnejo izgubljati informacije in prenašati odgovornosti na sodelavce. Da pa je zmeda še večja, se po večini vprašanih zaposlenih v občinski upravi zdi, da je takšen način komuniciranja in delovanja občinske uprave povsem običajen, če ne celo nujen za izvajanje nalog javnega dobra.
Torej, če želimo, da bo občinska uprava delovala učinkovito, potem si moramo najprej razjasniti sam pojem učinkovitosti. Občinska uprava se po svojem načinu delovanja ne bi smela razlikovati od podjetja, ki je na trgu. Ravno obratno, še bolj bi morala upoštevati zakonitosti trga. Nekateri bi rekli, da občina nima ničesar skupnega s trgom. Vendar tukaj se pogosto motimo. Občina trži samega sebe, potencialni kupci pa so občani, ki jih občina želi pripeljati v svojo sredino, pa tudi občani, ki jih želi obdržati v svoji občini. Lahko bi rekli, da ima občina svoj tržni delež tako velik, kot je število prebivalstva v občini. Vsaka posamezna občina ima možnost povečati svoj tržni delež le, če se bo znala obnašati tržno in v svoje okolje privabiti čim več potencialnih novih občanov. Večji kot je „tržni delež” občine, višja so sredstva iz proračuna. Upoštevati pa velja tudi to, da so občine zaradi razpolaganja z javnimi sredstvi pod drobnogledom tako raznih inšpektoratov, kakor tudi javnosti same in to bi moral biti še dodatni razlog tržnega obnašanja.

Učinkovito in racionalno delovanje je mogoče doseči takrat, kadar se vsak uslužbenec zaveda svojih odgovornosti in deluje timsko. V praksi smo ugotovili, da je projektni pristop ključnega pomena tudi v občinskih upravah. To pomeni, da se zaposleni morajo naučiti razmišljati projektno. Vsako nalogo, ki jo izvajajo morajo vzeti kot projekt, pa naj gre za manj ali bolj obsežen projekt. Vsaka naloga uslužbenca predvideva namen, svoj cilj, vsebino, rok izvedbe in točno določeno osebje, ki jo izvede. Potrebno je vzpostaviti nadzor nad posameznimi projekti – nalogami in vzpostaviti učinkovit pretok informacij., saj komunikacija odigra v vsaki organizaciji ključno vlogo.

V podjetju Sirius.si d.o.o. smo razvili dinamični model komuniciranja v občinski upravi, z namenom pospeševanja pretoka informacij in vzpostavitve nadzora nam vsemi dogajanji. Ko govorimo o nadzoru, to ne pomeni, da mora direktor vzpostaviti nadzor nad delovanjem celotne občinske uprave, ampak da mora vsak zaposleni vzpostaviti nadzor nad svojim delom in nad informacijami, s katerimi razpolaga. Večina nalog v občinski upravi je soodvisnih med uslužbenci. Vsak posameznik bi moral jasno opredeliti v kakšni obliki in v kolikšnem obsegu mu mora njegov predhodnik posredovati določene informacije, da lahko sam učinkovito izvede svojo nalogo v nekem procesu. Istočasno pa mora svojo aktivnost izvesti tako, da jo bo predal naprej v skladu s pričakovanji uslužbenca, ki se vključuje v proces za njim.
Za takšen način dela je potrebna tekoča izmenjava informacij. Res pa je, da bi bilo zaposlene najprej potrebno poučiti o osnovah projektnega pristopa, saj ugotavljamo, da si po navadi vsak zaposleni po svoje pojmuje pomen projekta.

Praksa je pokazala, da večina zaposlenih v občinski upravi, razume »projekt« le kot razpisi iz EU sredstev. In, če vsakdo drugače razume pomen projekta, potem pomeni da se pojavljajo težave v komunikaciji, zato je nujno komunikacijo najprej poenotiti in z zaposlenimi vzpostaviti „isti” jezik komuniciranja.

Enak pristop bi morali uporabiti tudi pri zahtevnejših investicijskih projektih, le da je tukaj večji obseg nalog in s tem tudi večja odgovornost vseh vključenih. Pri teh projektih predlagamo, da del odgovornosti prevzamejo tudi tisti, ki so sodelovali pri nastanku same ideje, oziroma so „krivi” za nastanek projekta. To pa so svetniki. Namreč vsi večji in zahtevnejši projekti se izvajajo v skladu z ”željami” svetnikov. In če je nekdo sodeloval pri nastanku same ideje o projektu, potem bi moral biti vključen tudi v nadaljnji proces planiranja, priprave in izvajanja kot vodja projekta. Pomeni, da Svetniki vodijo svoja področja in so vodje projektov, strokovni sodelavci pa operativci. S takšnim pristopom bi občina lažje dosegala zastavljene cilje, del odgovornosti pa bi bil prenesen tudi na same „kreatorje” razvoja občine. S takšnim načinom delovanja bi občina delovala v obliki projektne pisarne, podprte z dinamičnim modelom komuniciranja. Dinamični model komuniciranja pa ne pomeni zgolj izmenjavo informacij med uslužbenci, ampak v prvi vrsti uči vsakega posameznika posebej. Kot prvo se moramo naučiti komunicirati sami s seboj in si delavnik organizirati projektno, šele potem lahko začnemo spodbujati pretok informacij med uslužbenci in vzpostavljati projektni pristop na nivoju celotne občinske uprave. Delovni dan pa si lahko organiziramo projektno šele, ko osvojimo osnove planiranja aktivnosti.
V okviru projektnega pristopa si mora vsak posameznik planirati svoje dnevne, tedenske in mesečne aktivnosti. Pri dnevnem planiranju si za naslednji dan opredelimo aktivnosti, ki jih moramo opraviti. To je najbolje narediti ob koncu delavnika. Naslednji delovni dan pa zjutraj najprej pregledamo seznam nalog, katerih se lotimo po prioriteti. Seveda takšen seznam ni konstanten in se bo preko dneva tudi dopolnjeval. Namen dnevnega planiranja je, da ne pozabljamo na naloge in da se držimo rokov. Enak proces dnevnega planiranja ponavljamo vsak delovni dan. Ko zaposleni osvojijo dnevno planiranje, potem se lotijo tedenskega. To pa zahteva večjo koncentracijo in podrobno poznavanje »ritma« delovnega mesta. Vendar, če zaposleni predhodno že izvaja dnevno planiranje, potem mu tedensko ne bo delalo težav. Na podlagi dnevnih planov si na koncu tedna postavimo tedenski plan za teden ki sledi. Tedenski plan vključuje ključne naloge, ki jih je mogoče v naprej planirati glede na vsebino delovnega mesta. Na začetku tedna zaposleni preveri svoje tedenske aktivnosti, jih uskladi in morebiti tudi dopolni. Na koncu tedna pa mora preveriti ali je izvedel vse planirane aktivnosti, oziroma, si jih prerazporedi v naslednji teden. Ko zaposleni osvoji tedensko planiranje, se loti mesečnega. Ponovno se osredotoči na tedenske plane, izlušči naloge, ki se ponavljajo in si na začetku meseca postavi mesečni plan, v katerega zavede aktivnosti, ki so časovno vezane na mesec planiranja. Na koncu meseca sledi pregled mesečnih aktivnosti. Na tak način zaposleni sam sebe preverja in istočasno prevzema odgovornost za svoje delo.

Če občinsko upravo organiziramo kot projektno pisarno, si strukturno lahko predstavljamo, da je direktor občinske uprave v vlogi Vodje projektne pisarne, pod njim pa so vodje projektov. Vodje projektov pa za opravljanje in vodenje projektov črpajo človeške vire in različnih organizacijskih enot (oddelkov/ služb). Kadar gre za razvojne projekte, potem so vodje projektov svetniki, pri procesnih nalogah, dodeljenih s strani države pa so vodje projektov vodje oddelkov. To je način, da celotna občinska uprava začne delovati projektno, torej v obliki projektne pisarne. Enak pristop projektne organiziranosti dela morajo ubrati tudi vsi javni zavodi/agencije pod okriljem občine. Vsak segment (občinska uprava, javni zavodi/agencije) deluje projektno, vendar tudi občina kot celota mora delovati projektno. To pomeni, da je na višjem nivoju potrebno vzpostaviti koordinacijo med občinsko upravo in vsemi javnimi inštitucijami znotraj občine. Občina kot celota je organizirana projektno takrat, kadar župan, kot vodja krovne projektne pisarne v občini skrbi za koordinacijo inštitucij pod okriljem občine in občinske uprave. Takšen pristop omogoča vzajemno sodelovanje na projektih in skupno črpanje človeških virov. Namreč tako občinska uprava kot tudi javni zavodi in javne agencije znotraj občine gredo proti istemu cilju, zato je kombiniranje človeških virov na skupnih projektih občine optimalno.

Župan na čelu Krovne projektne pisarne v občini!

Kot smo že na začetku omenili, župan je predstavnik ljudstva, občinska uprava in vse ostale inštitucije pod okriljem občine (JZ, JA) pa so operativa za doseganje strateških ciljev. Torej vloga župana je v vzpostavitvi ravnovesja med postavljenimi strateškimi cilji občine in razpoložljivimi človeškimi, finančni, materialni in tehnološkimi viri (glej slika 6), kar pa je najlažje vzpostaviti če celotna občina deluje kot krovna projektna pisarna.