Informacijski sistem mora zagotavljati vse podatke na enem mestu in ne sme podvajati dela. Takšni informacijski sistemi so dragi, zato si lahko pomagamo tudi z delnimi rešitvami ali preprostimi spletnimi aplikacijami, ki jih spremenimo v intranet. Tako predvsem povežemo podatke iz različnih programov in jih združimo na enem mestu. Omogočati mora delegiranje nalog z enega mesta in pregled po projektih. Pomembno je, da je informacijsko okolje prijazno do uporabnika, predvsem pa preprosto za uporabo.
Projektno delo lahko povzroči predvsem več administrativnega dela. Zaradi varnosti projekta je treba stvari redno beležiti in pripravljati poročila. To je najpogostejši vzrok, da projektno vodenjezelo redko zaživi. A administrativne ovire lahko premagamo z dobrim informacijskim sistemom.
Informacijski sistem je samo podpora projektnemu delu. Uvajati ga začnemo šele, ko imamo izdelano strategijo, popolno organizacijsko shemo in analizo znanja računalništva in informatike vseh tistih, ki bodo informacijski sistem uporabljali.
Preden se odločimo za nov informacijski sistem, naredimo analizo starega in pogledamo, kaj v resnici omogoča. Šele ko ugotovimo, da ni primeren, se lotimo iskanja novih možnosti. Zelo pozorni moramo biti na možnosti prenosa podatkov, saj je to lahko največja ovira za spremembo načina dela – noben podatek se namreč ne sme izgubiti ali spremeniti.
Kaj pričakujemo od informacijskega sistema?
Informacijski sistem, ki ga poimenujemo projektna pisarna, nam mora omogočati povezavo med vsemi podatki. Predvsem pa je namenjen poenostavitvi dela ter racionalizaciji stroškov in časa. Delovati mora kot intranet in ekstranet ter tako omogočati delo na daljavo. Vsebovati mora vse programe, ki jih je podjetje uporabljalo do zdaj: od finančno-računovodskega in trženjskega programa do sprejemne knjige, skladišča in tako naprej.
Podlaga informacijskega sistema kot projektne pisarne mora biti poslovni načrt podjetja. Vsako naročilo moramo obravnavati kot projekt, kar pomeni, da s klikom nanj vidimo njegovo celotno zgodovino: vse podatke o naročniku in izvajalcih. Pripeti morajo biti vsi dokumenti v elektronski obliki, sporočila, finančna poročila ter vse aktivnosti, ki so bile ali morajo biti narejene.
Prejmite brezplačni avdio zapis:
Šola osebnostne spremembe.
Prek informacijskega sistema naj bi direktno komunicirali z naročnikom (odvisno od vrste dejavnosti) in imeli pregled nad zasedenostjo vseh zaposlenih. V sistemu mora biti torej tudi skupni koledar. Priloženi morajo biti vsi dokumenti, ki jih zaposleni potrebujejo za nemoteno delo ter opisi procesov, zasedenost prostorov in avtomobilov/delavne mehanizacije. Hkrati pa nas mora opozarjati na kritične poti, na zamujene naloge, prezasedenost in podobne posebnosti. Skratka – informacijski sistem mora zagotavljati vse podatke na enem mestu in ne sme podvajati dela. Pri vsem tem moramo pomisliti tudi na varnost, čeprav ta predvsem pri delu na daljavo lahko povzroča nekaj težav.
Takšni informacijski sistemi so dragi, zato si lahko pomagamo tudi z delnimi rešitvami ali preprostimi spletnimi aplikacijami, ki jih spremenimo v intranet. Tako predvsem povežemo podatke iz različnih programov in jih združimo na enem mestu. Omogočati mora delegiranje nalog z enega mesta in pregled po projektih. Pomembno je, da je informacijsko okolje prijazno do uporabnika, predvsem pa preprosto za uporabo.
Če projektne pisarne vsi vključeni ne uporabljajo, sistem ne da želenih rezultatov. To pa je lahko usodno pri analizah in poročilih, ki so vodstvu vedno na voljo. Zato je pomembno, da se uvajanje informacijskih rešitev začne šele takrat, ko je program projektnega vodenja v celoti pripravljen.
Avtor članka: Milan Krajnc, pedagog, podjetnik & krizni vodja
Naučim vas pogledati “nase”, kot na tretjo osebo. Za več informacij ali spoznavno srečanje mi pišite na official@milankrajnc.com
Brezplačna e-knjiga:
Psihologija Marketinga
Dinamičen model vodenja
Namen knjige je predstaviti dinamični model vodenja, ki se je v več kot stotih primerih pokazal kot odličen način, kako priti iz poslovne in osebne krize ter kako premagati težave, ne da bi sploh zašli v krizo.