Z vodenjem projekta bi se naj ukvarjal strokovnjak iz tistega področja, ki ga vodi, ob sebi bi naj imel koordinatorja, ki izvaja administrativni del projekta. Tak koordinator je lahko koordinator vsem projektnim vodjam, kar pomeni, da se oni ukvarjajo s stroko on pa z administracijo. Saj ravno administracija strokovnjakom pri projektih povzroča največ težav. Ta oseba ali skupina koordinatorjev se imenuje projektna pisarna. Vloga projektne pisarne ni samo administracija, temveč usklajevanje projektnega tima.
Vsako drugo besedo, ki jo slišimo na sestankih in v javnosti je »projekt«. Včasih smo govorili, da je za urejeno delo potrebno delati projektno, sedaj ko delamo projektno, pa se pojavi težava, kako takšno število projektov obvladovati. Projektno delo brez pravilnega vodenja, lahko povzroči še večji kaos, kot smo ga imeli preden smo pričeli projektno delati.
Z vodenjem projekta bi se naj ukvarjal strokovnjak iz tistega področja, ki ga vodi ob sebi bi naj imel koordinatorja, ki izvaja administrativni del projekta. Tak koordinator je lahko koordinator vsem projektnim vodij, kar pomeni, da se oni ukvarjajo s stroko on pa z administracijo. Saj ravno administracija strokovnjakom pri projektih povzroča največ težav. Ta oseba ali skupina koordinatorjev se imenuje projektna pisarna. Vloga projektne pisarne ni samo administracija, temveč usklajevanje projektnega tima in kot bi rekli tisti, ki vedno zamujajo »spet me preganjajo«.
Prejmite brezplačni avdio zapis:
Šola osebnostne spremembe.
Koordinator je torej vodja projektne pisarne, ki skupaj s projektnim vodjem poskrbi za dobro pripravljen časovni in finančni plan.
Nato vodja projektne pisarne obvešča vsakega izvajalca o naloga, ki jih morajo opraviti in hkrati preverja ali so naloge zaključili (ne sme se vtikati v kvaliteto in vsebino, to je naloga projektnega vodje), ko je zato potekel čas oz. preverja, ko bi morale naloge iti proti koncu. V kolikor pride do zamud, mora o tem obveščati vse vključene na projektu, predvsem pa opozarja, ko je projekt na kritični poti. Vse informacije in skupinsko obveščanje mora potekati preko projektne pisarne. Vodja projektne pisarne poskrbi, da so vse informacije na enem mestu in hkrati poskrbi, da so vsi o vsem obveščeni.
»Gospodinja« jih naj koordinira
Vodja projektne pisarne bi naj bila oseba tipa »gospodinja«. Če vemo, da je za gospodinjo znano, da ima v svojem domu vse na svojem mestu, točno ve, kdaj kakšnemu živilu poteče rok uporabe, nikoli ji ničesar ne zmanjka, zelo natančno vodi finance in ima avtoriteto v svojem prostoru. Enake lastnosti bi moral imeti vodja projektne pisarne. Zadosti, da ima vsaj šesto stopnjo ekonomske smeri z dobrim znanjem računalništva, je nekonfliktna oseba, urejena in dobro organizirana, predvsem pa si zna ustvariti avtoriteto in postaviti meje. V kolikor je manjše podjetje lahko to delo opravlja tudi poslovna asistentka. V nasprotnem primeru lahko na to delavno mestu napreduje tajnica.
Projektna pisarna torej ni prosto, kjer se vodijo projekti, temveč oseba, ki koordinira informacije, ki nastajajo na projektih.
Naloge projektne pisarne:
- vodenje zapisnikov,
- obveščanje ostalih članov projektnega tima o spremembah,
- usklajevanje terminov in sestankov,
- spremljanje finančnih in časovnih načrtov,
- obveščanje o nalogah, ki jih je potrebno narediti,
- iskanje alternativnih virov.
Brezplačna e-knjiga:
Psihologija Marketinga
Prednosti postavitve projektne pisarne:
- razbremenitev strokovnjakov z administracijo,
- povečanje učinkovitosti projektnega tima,
- izboljšanje komunikacije,
- učinkovita koordinacija,
- zmanjšanje tveganja,
- povečanje stabilnosti projekta,
- povečanje stabilnosti projekta,
- prihranek časa in denarja.
Avtor članka: Milan Krajnc, pedagog, podjetnik & krizni vodja
Naučim vas pogledati “nase”, kot na tretjo osebo. Za več informacij ali spoznavno srečanje mi pišite na official@milankrajnc.com
Dinamičen model vodenja
Namen knjige je predstaviti dinamični model vodenja, ki se je v več kot stotih primerih pokazal kot odličen način, kako priti iz poslovne in osebne krize ter kako premagati težave, ne da bi sploh zašli v krizo.