Preden se lotimo postavitve nove organizacijske sheme in postavitve strukture, moramo narediti zelo natančno analizo celotnega podjetja. S temi informacijami narišemo zemljevid trenutnih realnih razmer v organizaciji. Vzporedno pa narišemo idealno strukturo projektne pisarne glede na želje podjetja, javnega zavoda, društva in podobno. Ta organizacija se potem sama odloči, po kateri poti bo šla.
Projektna pisarna ni samo programska oprema, temveč je način organizacije delovnega procesa, delovne organizacije in način mišljenja.
Po ugotovitvah raziskav je večina podjetij prepričana, da v svojem procesu uporablja projektno vodenje. Vendar pa je na vprašanje, kaj je projekt in kaj projektna pisarna, pravilno odgovorilo le pol odstotka vprašanih. V raziskavo je bilo vključenih 340 slovenskih podjetij. Med njimi jih dobra polovica že ima projektno pisarno, samo polovica pa jo tudi dejansko uporablja. In 82 odstotkov vprašanih je prepričanih, da je projektna pisarna programska oprema.
Zaradi napačnega razumevanja termina projekt, se tudi napačno lotevamo projektnega vodenja. Pri nas projektno delo poteka preveč »domače«: da vsi delamo vse in smo tudi vsi za vse odgovorni. Projektno delo natančno določa naloge in odgovornosti. Kolektivne odgovornosti ni več. Projektno delo v poslovanje organizacij vnaša red in organiziranost. Vendar pa je pomembno, da projektno teče celoten delovni proces, saj v nasprotnem primeru pride do zmede.
Prejmite brezplačni avdio zapis:
Šola osebnostne spremembe.
Uvajanje projektne pisarne
Preden se lotimo postavitve nove organizacijske sheme in postavitve strukture, moramo narediti zelo natančno analizo celotnega podjetja, in sicer:
- analizo pretoka informacij (katere informacije si izmenjujejo zaposleni, katere ustvarjajo, katere v podjetje prihajajo in odhajajo),
- analizo popisa procesov in povezav med njimi;
- osebnostne analize zaposlenih (značaja, odzivanja v kritičnih razmerah, komunikacije, vodenja in podobnega),
- analizo poslovnih dokumentov (pogodb, potnih nalogov, aktov, pravilnikov in drugega),
- analizo informacijskega sistema.
S temi informacijami narišemo zemljevid trenutnih realnih razmer v organizaciji. Vzporedno pa narišemo idealno strukturo projektne pisarne glede na želje podjetja, javnega zavoda, društva in podobno. Ta organizacija se potem sama odloči, po kateri poti bo šla.
Kaj vse lahko vpliva na izbiro poti? Prilagodljivost posameznikov, sprememba notranje razporeditve, sistematizacija delovnih mest, nova delavna mesta, nov informacijski sistem, prevelik zastoj proizvodnje in še kaj bi se našlo. Analiza namreč pove, v kakšnem stanju je podjetje, in da jasno sliko, kaj bo pomenila sprememba načina dela. Tako lahko ugotovimo, kako se posamezniki odzivajo, kaj jih motivira, kaj so njihove prednosti. Analiziramo, kje v procesu prihaja do zastojev in zakaj, kje ima proces časovne rezerve in kje se lahko prihrani pri stroških. V nadaljevanju ugotovimo tudi, kakšne so možnosti uvedbe podpornega informacijskega sistema.
Ko se naročnik odloči za pot – pri tem je zelo pomembno, ali bo obdržal isto ekipo sodelavcev ali bo zaposloval nove -, je treba vključiti vse zaposlene.
Projektna pisarna ima le enega vodjo
Organizacija projektne pisarna zahteva, da so vse stvari na enem mestu. Če pogledamo sliko vlog v projektno vodeni organizaciji, vidimo, da ima taka projektna organizacijska shema samo enega vodjo. Ta ne sme biti vodja nobenega projekta (potem ga ne bi nihče nadzoroval), lahko pa je izvajalec. Vodja projektne pisarne je direktor organizacije. Kot zunanji opazovalec je neobremenjen s projektom in tako prej opazi morebitne napake. Če je organizacija zelo velika, nadzor nad projekti prevzamejo njegovi pomočniki, specializirani za posamezna strokovna področja. Vendar pa morajo občasno zamenjati področje nadzora, da ne zapadejo v ustaljene vzorce.
Direktor je vodja projektne pisarne, njegov pomočnik pa asistent projektne pisarne. Vodje oddelkov v organizaciji so po novem projektni vodje. Vsi drugi v podjetju pa prevzamejo vlogo izvajalcev. Projektni vodja jih izbira glede na vsebino projekta. Oddelki se preoblikujejo v projektne skupine glede na strategijo podjetja.
Za vsak projekt je treba sestaviti ekipo posameznikov, ki so usmerjeni k istemu cilju in zelo samostojni. Naloge morajo biti natančno razdeljene, pravila komunikacije napisana in pričakovanja jasna. Zato je najbolje, da vsak posameznik pred začetkom dela naredi poročilo in načrt izvajanja svoje naloge. Tako bo projektni vodja videl, ali so ga vsi razumeli in kaj lahko od njih pričakuje. Pomembno je vedeti, v čem se posamezniki med seboj dopolnjujejo in na katerih področjih so naloge soodvisne.
Projektno delo zahteva resno, timsko delo.
Tipičen projektni sestanek
Projektni tim se mora srečevati enkrat na 14 dni. Drugače je le takrat, ko se pojavi kakšna težava, ki jo lahko rešita vodja projekta in posamezni projektant. Na projektnih sestankih se pogovarjamo le o projektih. O spremembah, ki v katerikoli fazi vplivajo na potek projekta, morajo biti obveščeni vsi.
Na vsakem sestanku se mora pisati zapisnik. Zapisnik je le en dokument, ki se dopolnjuje. Priporoča se, da se zapisnik vodi prek foruma.
Pravila vodenja sestanka:
- Sestanek mora biti sklican vsaj teden (nekaj) dni pred srečanjem. Sodelujoči na sestanku morajo tedaj prejeti tudi celotno dokumentacijo in dnevni red.
- Pred sestankom vsi navzoči izklopijo mobilne telefone.
- Sestanek vodi tisti, ki ga je organiziral.
- Najprej se prebere dnevni red.
- Navzoči dajo predloge k dnevnemu redu in ga potrdijo.
- Prva točka sestanka naj bo sprejetje zapisnika preteklega srečanja.
- Na sestanku piše zapisnik asistent vodje projekta.
- Zapisnik naj vsebuje vprašanja (navedeno naj bo, kdo jih je postavil) in odgovore (napisano naj bo, kdo je odgovoril) ter sklepe pri vsaki točki.
- Govori naj samo eden in na koncu svoje misli besedo preda naslednjemu, ki želi dodati svoj komentar.
- Vsi zapisniki sestankov so v elektronski obliki shranjeni na intranetni strani.
Kdo je projektni vodja
Projektni vodje smo vsi, ki smo kakorkoli vpleteni v projekt. Prvo pravilo projektnega vodja je, da je iskren. Pri projektu ni manipuliranja. Vsak mora imeti vse informacije, da lahko nemoteno opravlja svoje delo in sprejme polno odgovornost zanj. Projektni vodja mora biti samostojna oseba, ki pa se mora povezovati z drugimi in ne sme vztrajati pri svoji odločitvi, če ta ni pravilna.
Slaba komunikacija vodi v konflikt
Projekt lahko zaide v težave iz več vzrokov: najpogosteje zaradi slabe komunikacije ali nepravilnega razumevanja cilja projekta, pa tudi zaradi izkoriščanja iz osebnih interesov.
Slabo komunikacijo rešujemo tako, da od vseh vpletenih zahtevamo pisno poročilo njihovega dosedanjega dela, načrt izvedbe za naprej ter jih vprašamo, kaj po njihovem mora biti narejeno. A dati jim moramo jasna pravila za poročanje. Nato pripravimo skupno delavnico, na kateri znova uskladimo skupne cilje, da ne prihaja do izgovorov in prenašanja odgovornosti na druge. Narišimo natančen načrt napak, pogoj za uspešno rešitev težave pa je, da je bil načrt projekta že v začetni fazi dobro pripravljen in da so bile v pogodbi napisane vse odgovornosti.
Tudi sodelavci so projekti
Pri izboru sodelavcev se moramo do njih vesti, kot da je vsak svoj projekt, a seveda samo v postopkih. To se sliši grobo, a za vse moramo imeti enaka pravila, da se odnos ne zaostri ali da nimamo slabe vesti. Zelo jasno, iskreno moramo povedati, kaj od njih pričakujemo in kakšne so njihove obveznosti, prav tako pa poudariti tudi naše obveznosti do njih. Seveda pa mora biti med osebnim pogovorom odnos iskren in prijazen.
Projektno vodenje v javnih zavodih
V javnih zavodih naj bi bili projekti pod večjim nadzorom, saj se porablja javni denar. Ker jih nadzorniki nadzirajo, je pravilno vodenje posameznega projekta zelo pomembno. Naj omenimo samo zakonsko pravilno izvedbo javnega naročila pri večjih investicijah. Procedura in dokumentacija sta obsežni, treba je pisati poročila, spremljati stroške in tako naprej.
Brezplačna e-knjiga:
Psihologija Marketinga
Zaradi načina dela je najbolj učinkovito povezovanje javnih zavodov v okviru občinske uprave kot skupne službe. Vse več javnih zavodov se ukvarja s preživetjem ali z obsežno administracijo in v takih razmerah ne razmišljajo o projektnem načinu dela. S povezavo pod okriljem občinske uprave lahko močno znižajo svoje stroške poslovanja. Ustanovijo se skupne službe, specializirane za administracijo, vzdrževanje, računovodstvo, organizacijo dogodkov in podobno, vsak javni zavod pa se lahko posveti svojemu strokovnemu delu, zaradi katerega je bil ustanovljen.
Projekt je zaključena enota nalog, ki imajo natančno določen cilj ter znan začetek in konec. Delo na projektu se imenuje projektno vodenje, institucija, ki upravlja projekte, pa projektna pisarna.
Zaposleni naj delajo in bodo tudi plačani projektno.
Avtor članka: Milan Krajnc, pedagog, podjetnik & krizni vodja
Naučim vas pogledati “nase”, kot na tretjo osebo. Za več informacij ali spoznavno srečanje mi pišite na official@milankrajnc.com
Dinamičen model vodenja
Namen knjige je predstaviti dinamični model vodenja, ki se je v več kot stotih primerih pokazal kot odličen način, kako priti iz poslovne in osebne krize ter kako premagati težave, ne da bi sploh zašli v krizo.