CategoriesNovi zapisi

Vsak dan bolj poslušamo kako je potrebno pričeti delati projektno, vendar nihče točno ne ve kaj to pomeni. Večina jih je prepričana, da so projekti, samo razpisi, na katere se prijavljaš z neko idejo. Kar je delamo res. Na projekt lahko pogledamo čisto na vse, tudi na vašo pot v službo.

Kaj je pravzaprav projekt?

Projekt je enkratno dejanje, ki ima jasen cilj, pri tem pa jasno začrtano pot, kdaj se začne, po kateri poti moraš iti, kdaj in kam boš prišel na cilj.

Ali ni takšna pot v službo?

Si predstavljate, da se zjutraj popolnoma zmedeni vsedete v avto ali na kolo in se kar pričnete voziti in nato, se peljete mimo lokala, kjer vidite prijatelja in se mu pridružite na kavi, in ko postaneta lačna, se spomnita, da je v bližini doma skupen znanec in da ima vedno kaj v hladilniku in nato se vsi trije odpravite še v trgovino po ducat piv; in se vsedete ob reki in obujate spomine na mladostniške dni… in v službo nikoli niste prišli!

No kak dan na leto si lahko privoščite z izgovorom, da ste zboleli, kaj pa če bi bil vsak dan tak in vsi ljudje taki… potem bi živeli v popolnem kaosu. Čeprav, imamo večina tak občutek in potem si vzpostavino nek navidezni red in plavamo med tistimi štirimi stenami, in dajemo občutek, da smo v urejeni službi…in rezultat dneva je še slabši, kot da smo cel dan preživeli s prijatelji.

Ujetniki navideznega reda! Milan Krajnc

Ne nisem zašel s pisanjem, želim samo prikazati, kako živimo v praznem prostoru in si dajemo nalogo na nalogo in to takšne naloge brez jasnega – končnega cilja, samo da se zamotimo, ker ne vemo, kaj v resnici moramo storiti. Zato nekateri gredo v ekstreme in si tudi osebno življenje organizirajo projektno ali drugače povedano življenje si splanirajo na sekundo natančno. Ko rečejo, da je potrebno projektno delo na vsakem koraku, tudi v privatnem življenju. Ker samo z vojaškim načinom lahko ostanemo organizirani. Ljudje imamo občutek, da vedno znova padamo iz nekega ravnovesja in gremo iz enega v drug ekstrem. Rezultat na koncu tedna je utrujenost in zelo malo realnega izplena.

Pri pisanju tega članka, se ves čas nanašam na človeške lastnosti in naravo, vendar se moramo zavedati, da prav naše lastnosti, kreira tudi procese v poslovnem okolju. In če nimamo zgrajene trdne lastne osebnosti, se zelo hitro podredimo ali prepustimo okolju oz. če nima okolje jasnih mej, pustimo da v poslovnem okolju popolnoma zaživi naša osebnost.

Zato ne moremo reči, da so podjetja med seboj enaka, ker vsak vodja in skupina zaposlenih ima različne lastnosti in iz tega se rodi različen proces, neglede nato, da imajo podjetja enako dejavnost in enak produkt.

Prejmite brezplačni avdio zapis:
Šola osebnostne spremembe.

Izpolnite spodnji obrazec in na vpisan e-naslov boste prejeli avdio zapis.

V nekem obdobju so se podjetja posluževala ISO Stantarda, vendar je bil bolj za Marketing, kot za dejansko organizacijo dela. Namreč ISO Standard je jasno določeval procese in pravila po katerih se naj dela, vendar ni posegal v naravo ljudi v njihove navade. Tistim, ki so ga uvajali se je zdelo popolnoma normalno, da bodo zaposleni tudi tako delali, kot so sprejeli navodila. Morda se je to res dogajalo in v večini so razmišljali, da bodo s tem standardom pričeli ustvarjati red tudi v svojem osebnem življenju, vendar človeška narava je močnejša od zunanjih dejavnikov. Zato je ISO standard postal samo še napis na Steni.

In podjetja so se ponovno znašla v kaosu, ki je bilo pred desetletjem. Pritisk na zaposlene pa je še večji, da je potrebno še več delati. In če vzamemo dejansko izkoriščen čas in ga primerjamo s prihodkom podjetja, vidimo, da še vedno preveč časa izgubimo v prazno, ali kot bi rekli električarji, preveč »jalove« energije plačujemo.

Tako se je kot najboljša oblika v teh časih pokazala, Projektna pisarna. Projektna pisarna ni samo pisarna v kateri nekdo vodi projekte, temveč način mišljenja, pa ne tisti, ki te naredi ujetnika v lastnih mislih in projekti, temveč tisti način mišljenja, ki te prične osvobajati in vzpostavljati red v življenju.

Torej kaj je tista ključna točka, da je Projektna pisarna boljša od drugih. Kot sem v začetku dejali, je projekt z jasnm začetkom in koncem. Torej projekni način razmišljanja nas nauči postavljati jasne cilje, določati začetke in konce.

Zakaj je pomembno, da se stvari dokončajo? V kolikor projekta ne dokončamo, se nam ta ideja – misel vedno znova in znova vrti po mislih in ko tako »prosto leta« po naši podzavesti, ustvarja psihološke smeti, ki jih je vsak dan več in to ubija našo kreativnost oz. svobodo in mir v naši glavi. Zato je zaključevanje pomembno, da lahko gremo naprej.

Projekt ima tri faze, priprava, izvajanje in zaključevanje.

Vse tri faze trajajo enako dolgo, čeprav smo dosedaj bili vajeni, da je 95% časa trajalo izvajanje. Tukaj sedaj govorim o naravnem ciklu, Pomlad, Poletje, Jesen, Zima. Priprava projekta je kot Pomlad, izvajanje Poletje in zaključevanje Jesen, in vsi trije cikli so enaki. Zima pa je pavza, počitek, kajti tudi to je pomemben del projektnega načina dela. Med projekti, mora vedno biti počitek. Predvsem zato, da si misli odpočijemo.

Pri postavljanju projektnega načina dela, gre predvsem zato, da iz svojih misli in življenje izločimo čim več praznega prostora, »Jalove energije«.

Kako vzpostaviti Projektno pisarno v Podjetju?

Vzpostavljanje projektne pisarne se prične pri načinu mišljenja. Kot projekt moramo obravnavati poslovni dan. Zjutraj ko pridemo v službo, si najprej naredimo sestanek sam s seboj, določimo si cilj dneva in čim bolj natančno opredelimo pot do njega, torej naredimo si dnevni plan, kateremu poskušamo slediti, govorim o tem, da si napišete vse aktivnosti v računalnik ali na list papirja. Zraven določite, tudi pod kakšnimi pogoji… primer, potrebujemo mir, pomeni da izklopimo vse moteče faktorje (telefon, facebook, skype…). Tega načrta se poskušamo čim bolj držati in na koncu delavnega dne ponovno naredimo sestanek sami s seboj – preverimo ali smo vse zastavljene naloge in cilje tudi zaključili oz. dosegli. Istočasno pričnemo delati plan za naslednji dan, pomeni, narediti enak plan, kot ste ga danes zjutraj, tako da jutri zjutraj samo preverite, kaj vse vas čaka. Pomeni, da se pripravimo na dan in ga tudi zaključimo.

Ujetniki navideznega reda! Milan Krajnc

Kaj s tem naredimo? S tem, ko nekatere stvari zapišemo, naš um več ne razmišlja o vseh napisanih informacijah, temveč ima informacijo, da so zbrane vse na enem mestu in se več ne ukvarja s tem, da nečesa ne pozabi, temveč se ukvarja z novimi idejami ali razvijanjem napisanih. Prične se vzpostavljati red v našem umu. Tako se s poslovnim stvarmi pričnemo ukvarjati v službi in jih več ne nosimo domov. S tem stopnjo negativnega stresa pričnemo zmanjševati za 30%.

V osnovi gre za trening in pričnemo tak način dela, ki nam vzame 15 minut na dan, ponavljati vsak dan, naslednje tri tedne.

Po treh tednih pričnemo planirati cel teden, kjer pri tedenskem planiranju okvirno določimo dnevne cilje, saj dnevno planiranje še vedno ostaja in po tedenskem planiranju preidemo na mesečni plan, kjer se določijo samo tedenski cilji in nato letno planiranje, kar v praksi poznamo kot letni načrt.

Torej Projektni način razmišljanja ni nekaj novega, temveč je samo pot iz ene oblike delovanja v drugo, bolj urejeno in nas hkrati ne pusti, da s vrnemo v prvotni kaos, saj v osnovi oblikujemo našo osebnost oz. lahko bi rekli, da postanemo veliko bolj zreli.

Ko sami osvojimo ta način mišljenja, pričnemo enak koncept vpeljevati med sodelavce, oz. drugače rečemo pričnemo s tem konceptom vodenja. Seveda boste rekli, da imate tako ali tako tedenske sestanke, vendar gre za sistem sestankov. Sestanki morajo biti razdeljen v tri nivoje.

Ujetniki navideznega reda! Milan Krajnc

Prvi del je namenjen reševanju organizacijske problematike, torej tistemu, kar nas v podjetju moti oz. nas ovira pri vsakdanjem delu, kot je komunikacija, primanjkovanje materiala, odnos s sodelavci. Ko zaključimo prvi del, naredimo sklepe in jih tudi zapišemo. Morda bi kdo dejal, da so tako nepomembne stvari za na konec; vendar se moramo zavedati da ravno takšne stvari, so kot kamen v čevlju, nikakor se ne moremo sprostiti, da bi prišli do končnega cilja.

V drugem delu kolegija, se lotimo razvojnih in trženjskih aktivnosti, kar je namen, da usmerimo misli v prihodnost in s tem um pripravimo na lažje premagovanje težav, s katerimi se bomo srečali v zadnjem, tretjem delu kolegija.

Tretji del je namenjen projektom. Tukaj pregledamo vse faze in razdelimo naloge, ter rešujemo težave. S tem, ko smo misli predhodno razbremenili z nepomembnimi problemi, lahko sedaj rešujemo realne projekte, ki so naša primarna skrb in nam omogočajo obstoj.

Vsak sklop ne bi smel trajati več kot 15 minut, torej skupaj 45 min. V kolikor je kakšen projekt potrebno posebej obdelati, se zato sestane samo tim ne, da na kolegiju poslušajo vsi.

Kolegij naredimo 2 x na teden, v ponedeljek delimo naloge, v četrtek preverjamo realizacijo. V petek si ne planiramo ničesar, temveč si pustimo dan, za realizacijo stvari, ki so pomembne za obstoj, vendar ne življenjskega pomena in se tako počasi pripravimo na vikend.

Brezplačna e-knjiga:
Psihologija Marketinga

Seveda se boste vprašali, ja kdo pa še danes dela samo štiri dni, saj če hočeš preživeti, je potrebno delati 24 ur. Pa ni res!

V ospredje je potrebno dati človeka, torej samega sebe. Ne smemo biti podrejeni poslu, saj je posel zaradi nas, ne mi zaradi njega. In dejansko se bomo morali naučiti, bolj uživati sami s seboj. In projektni način dela in razmišljanja, nas ravno to uči.

Da ločimo med osebnim in poslovnim življenjem, ter, da smo v poslovnem življenju veliko bolj učinkoviti.

Namreč v poslovnem življenju in tudi zasebnem je preveč praznega prostora. Zgornja teorija o vodenju kolegija, se je namreč razvila iz toka potoka v naravi. Ko je potok teče, je piten in bister, ko se zajezi, je slabega vonja in okusa. Enako je s pretokom informacij. Če nimamo informacij, ki jih potrebujemo za nemoteno delo ali življenje, si pričnemo ustvarjati nerealno sliko in to povzroča, prazen prostor v našem življenju (Gre za Dinamični model komuniciranja, ki je podrobneje opisan v knjigi: »Med reči in narediti je vsem Ocean«).

Torej ko osvojimo ta način komunikacije s sodelavci, že pričnemo projektno razmišljati. In šele sedaj lahko pričnemo z reorganizacijo oz. postavitvijo Projektne pisarne. Kajti, tako smo zagotovili osnovo, s počasnim spreminjanem navad, pa se tega okolica ni niti zavedala. Vse ostalo je sedaj samo še postavitev tehnične narave.

Vidimo lahko, da je vse v naših glavah, zato si moramo najprej narediti red v naših glavah, da se nam nered ne preslika v našo okolico.

Ujetniki navideznega reda! Milan Krajnc

Vsaka aktivnost znotraj projekta mora imeti jasno označeno, kaj je njen namen in kako bo vplivala na cilj projekta, kdo je zanjo odgovoren in kdo jo bo izvajal, kako je povezana z drugimi izvajalci in nalogami, od katerih dejavnikov in nalog je odvisna, kdaj se mora začeti in kdaj končati. Zelo pomemben je finančni faktor: urna postavka tistega, ki bo projekt izvajal, cena materiala in vsi preostali stroški ter dobiček.

Projektno vodenje je urejen način dela. Jasno je, kdo kaj dela in kakšne so njegove pristojnosti. Posameznik je za svoje delo v celoti odgovoren.

Uvajanje projektne pisarne je pravzaprav postopek reorganizacije katerekoli organizacije. Proces teče podobno ne glede na to, ali projektno delo uvajamo v podjetju ali javnem zavodu, občini in podobnem.

Dolgotrajen in drag postopek

Prvi korak je »čiščenje« in urejanje, v katero sodi tudi analiza delovnega procesa, ki nam pokaže časovne ovire. Najprej moramo začeti pri sebi, narediti red in postaviti organiziran pristop v skladu s skupnimi navodili.

Vzpostavitev projektne pisarne v ustaljeno okolje je dolgotrajen in drag postopek. Zato se moramo reorganizacije lotiti postopoma. Najprej je treba oblikovati tako imenovano pisarno za vodenje projektov, kar smo včasih poznali kot službo za vodenje investicij. Tukaj se pripravljajo projekti s pristojnimi oddelki, ki jih nato izvajajo. Projektna pisarna ima v tem primeru vlogo nadzornika in pomočnika.

Postopoma se projektni način dela z velikih investicij seli na redno delo. Takšna oblika organizacije sistema je primerna za velika podjetja ter državno in občinsko upravo. Za mala podjetja ali tista, ki šele nastajajo, pa je priporočljivo, da se projektno reorganizirajo v določenem trenutku oziroma se projektno dela lotijo že ob vstopu na trg.

Daleč za Skandinavijo in Japonsko

Uspešnost projektno organiziranega podjetja je odvisna tudi od zunanjih dejavnikov. Tukaj pa se v praksi lahko hitro zalomi. Tudi država bi namreč morala ustvariti pogoje za projektno delovanje: spremeniti zakonodajo, pospešiti upravne procese in poenostaviti administrativne postopke. Ker je realnost še daleč od želenega, v Sloveniji zagotovo ne bomo našli podjetja, ki bi v celoti delovalo po pravilih projektne pisarne.

Vendar pa to ne sme biti izgovor, da ne bi uvajali izboljšav. Kljub vsemu lahko s takim delom veliko spremenimo, če omenimo samo učinkovito delegiranje nalog, prevzemanje odgovornosti in spremembo v razmišljanju zaposlenih. V Evropi pogoje za projektno pisarno uspešno vzpostavljajo skandinavske države, v Aziji pa Japonska.

Projektni načrt mora biti zelo natančen

Vsaka aktivnost znotraj projekta mora imeti jasno označeno, kaj je njen namen in kako bo vplivala na cilj projekta, kdo je zanjo odgovoren in kdo jo bo izvajal, kako je povezana z drugimi izvajalci in nalogami, od katerih dejavnikov in nalog je odvisna, kdaj se mora začeti in kdaj končati. Zelo pomemben je finančni faktor: urna postavka tistega, ki bo projekt izvajal, cena materiala in vsi preostali stroški ter dobiček.

Vse to so podatki, ki jih moramo vnesti v plan. Najbolje je, da si načrt naredimo v obliki tabele, med izvajanjem pa dodamo še stolpec realizacije. Tako imamo ves čas realno sliko projekta in vidimo, kje prihaja do odstopanja. Nikar ne pozabimo določiti tudi mejnike za preverjanje delnih ciljev in ukrepe v primeru odstopanja od načrta.

Kaj je projekt?

Projekt je enkraten podvig, je skupek nalog, ki so usmerjene k istemu cilju, je časovno omejen z znanim začetkom in koncem.

Za in proti projektni pisarni

Prednosti

Urejenost in preglednost poslovanja

Nižji stroški

Varnejše poslovanje

Poenostavljanje procesov

Razbremenjenost zaposlenih

Slabosti

Dolgo uvajanje zaradi sprememb načina mišljenja

Kaos, če vsi ne upoštevajo pravil

Občutek, da smo ves čas pod nadzorom

Milan Krajnc je pedagog in psihoterapevt specializiran za vodilne, katerim pomaga iz začaranega kroga, tam, kjer so vstopili. Reorganizira podjetja in poučuje mlade, da ne ponavljajo napake starejših. Pišete mu lahko na: Milan.Krajnc@CrisisCaptain.com

Je Avtor Dinamičnega modela Vodenja podjetja, ki temelji na naravnih zakonitostih. Končni cilj DMV je delovanje podjetja, kot Projektna pisarna. Njegove knjige lahko naročite na:

Tiskano verzijo knjige lahko naročite tukaj.

Elektronsko verzijo knjige lahko naročite tukaj.

Avtor - Milan Krajnc

Avtor članka: Milan Krajnc, pedagog, podjetnik & krizni vodja
Naučim vas pogledati “nase”, kot na tretjo osebo. Za več informacij ali spoznavno srečanje mi pišite na official@milankrajnc.com

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

0
    0
    Vaša košarica
    Vaša košarica je praznaTrgovina
    Add to cart