Vsaka aktivnost znotraj projekta mora imeti jasno označeno, kaj je njen namen in kako bo vplivala na cilj projekta, kdo je zanjo odgovoren in kdo jo bo izvajal, kako je povezana z drugimi izvajalci in nalogami, od katerih dejavnikov in nalog je odvisna, kdaj se mora začeti in kdaj končati.
Zelo pomemben je finančni faktor: urna postavka tistega, ki bo projekt izvajal, cena materiala in vsi preostali stroški ter dobiček.
Projektno vodenje je urejen način dela. Jasno je, kdo kaj dela in kakšne so njegove pristojnosti. Posameznik je za svoje delo v celoti odgovoren.
Uvajanje projektne pisarne je pravzaprav postopek reorganizacije katerekoli organizacije. Proces teče podobno ne glede na to, ali projektno delo uvajamo v podjetju ali javnem zavodu, občini in podobnem.
Dolgotrajen in drag postopek
Prvi korak je »čiščenje« in urejanje, v katero sodi tudi analiza delovnega procesa, ki nam pokaže časovne ovire. Najprej moramo začeti pri sebi, narediti red in postaviti organiziran pristop v skladu s skupnimi navodili.
Vzpostavitev projektne pisarne v ustaljeno okolje je dolgotrajen in drag postopek. Zato se moramo reorganizacije lotiti postopoma. Najprej je treba oblikovati tako imenovano pisarno za vodenje projektov, kar smo včasih poznali kot službo za vodenje investicij. Tukaj se pripravljajo projekti s pristojnimi oddelki, ki jih nato izvajajo. Projektna pisarna ima v tem primeru vlogo nadzornika in pomočnika.
Postopoma se projektni način dela z velikih investicij seli na redno delo. Takšna oblika organizacije sistema je primerna za velika podjetja ter državno in občinsko upravo. Za mala podjetja ali tista, ki šele nastajajo, pa je priporočljivo, da se projektno reorganizirajo v določenem trenutku oziroma se projektno dela lotijo že ob vstopu na trg.
Prejmite brezplačni avdio zapis:
Šola osebnostne spremembe.
Daleč za Skandinavijo in Japonsko
Uspešnost projektno organiziranega podjetja je odvisna tudi od zunanjih dejavnikov. Tukaj pa se v praksi lahko hitro zalomi. Tudi država bi namreč morala ustvariti pogoje za projektno delovanje: spremeniti zakonodajo, pospešiti upravne procese in poenostaviti administrativne postopke. Ker je realnost še daleč od želenega, v Sloveniji zagotovo ne bomo našli podjetja, ki bi v celoti delovalo po pravilih projektne pisarne.
Vendar pa to ne sme biti izgovor, da ne bi uvajali izboljšav. Kljub vsemu lahko s takim delom veliko spremenimo, če omenimo samo učinkovito delegiranje nalog, prevzemanje odgovornosti in spremembo v razmišljanju zaposlenih. V Evropi pogoje za projektno pisarno uspešno vzpostavljajo skandinavske države, v Aziji pa Japonska.
Projektni načrt mora biti zelo natančen
Vsaka aktivnost znotraj projekta mora imeti jasno označeno, kaj je njen namen in kako bo vplivala na cilj projekta, kdo je zanjo odgovoren in kdo jo bo izvajal, kako je povezana z drugimi izvajalci in nalogami, od katerih dejavnikov in nalog je odvisna, kdaj se mora začeti in kdaj končati. Zelo pomemben je finančni faktor: urna postavka tistega, ki bo projekt izvajal, cena materiala in vsi preostali stroški ter dobiček.
Vse to so podatki, ki jih moramo vnesti v plan. Najbolje je, da si načrt naredimo v obliki tabele, med izvajanjem pa dodamo še stolpec realizacije. Tako imamo ves čas realno sliko projekta in vidimo, kje prihaja do odstopanja. Nikar ne pozabimo določiti tudi mejnike za preverjanje delnih ciljev in ukrepe v primeru odstopanja od načrta.
Kaj je projekt?
Projekt je enkraten podvig, je skupek nalog, ki so usmerjene k istemu cilju, je časovno omejen z znanim začetkom in koncem.
Za in proti projektni pisarni
Prednosti
Urejenost in preglednost poslovanja
Nižji stroški
Varnejše poslovanje
Poenostavljanje procesov
Razbremenjenost zaposlenih
Slabosti
Dolgo uvajanje zaradi sprememb načina mišljenja
Kaos, če vsi ne upoštevajo pravil
Občutek, da smo ves čas pod nadzorom
Avtor članka: Milan Krajnc, pedagog, podjetnik & krizni vodja
Naučim vas pogledati “nase”, kot na tretjo osebo. Za več informacij ali spoznavno srečanje mi pišite na official@milankrajnc.com
Brezplačna e-knjiga:
Psihologija Marketinga
Dinamičen model vodenja
Namen knjige je predstaviti dinamični model vodenja, ki se je v več kot stotih primerih pokazal kot odličen način, kako priti iz poslovne in osebne krize ter kako premagati težave, ne da bi sploh zašli v krizo.